Política de Privacidade

Ámbito desta política

ToniAgent presta dous servizos distintos, con tratamentos e roles diferentes baixo o RGPD. A Parte 1 cobre este sitio web, toniagent.com, onde Productivity Agents SL actúa como responsable do tratamento. A Parte 2 cobre a plataforma ToniAgent en app.toniagent.com, incluída a integración con Google Calendar, onde actuamos como encargado do tratamento por conta da clínica que contrata o servizo. Consulte a parte que lle corresponda.

Parte 1 — O sitio web toniagent.com

Responsable do tratamento

O responsable do tratamento dos seus datos persoais é ToniAgent. Pode contactar connosco a través do noso formulario de contacto para calquera cuestión relacionada co tratamento dos seus datos.

Datos que recompilamos

Recompilamos os datos persoais que vostede nos proporciona voluntariamente a través dos nosos formularios de contacto, incluíndo nome, correo electrónico, teléfono e calquera información adicional que decida compartir.

Finalidade do tratamento

Os seus datos serán utilizados para: responder ás súas consultas e solicitudes, enviarlle información sobre os nosos servizos se deu o seu consentimento, xestionar a relación comercial e cumprir con obrigas legais.

Base legal

O tratamento dos seus datos baséase en: o seu consentimento, a execución dun contrato ou medidas precontractuais, o interese lexítimo de ToniAgent e o cumprimento de obrigas legais.

Conservación de datos

Os seus datos serán conservados durante o tempo necesario para cumprir coa finalidade para a que foron recollidos e para cumprir coas obrigas legais aplicables.

Dereitos do usuario

Vostede ten dereito a acceder, rectificar, suprimir, limitar ou opoñerse ao tratamento dos seus datos, así como á portabilidade dos mesmos. Pode exercer estes dereitos contactando connosco a través do noso formulario de contacto.

Seguridade

Implementamos medidas técnicas e organizativas apropiadas para protexer os seus datos persoais contra o acceso non autorizado, a perda ou a destrución.

Transferencias internacionais

Os seus datos poden ser transferidos a provedores de servizos situados fóra do Espazo Económico Europeo. En tales casos, garantimos que existen as salvagardas adecuadas conforme ao RGPD.

Parte 2 — A plataforma ToniAgent e os datos de usuario de Google

Esta parte aplícase se utiliza a plataforma ToniAgent ou conecta unha conta de Google a ela. Reprodúcese a partir dos Termos de Servizo, Política de Privacidade e DPA aceptados polos nosos clientes, e describe como a plataforma accede, usa, almacena, comparte e elimina os datos de usuario de Google.

O uso e a transferencia por parte de ToniAgent da información recibida das API de Google a calquera outra aplicación axustaranse á Google API Services User Data Policy, incluídos os requisitos de Limited Use.

Reproducido do instrumento legal da plataforma ToniAgent, versión 2.1.1. O texto vinculante é o español.

Esta Política de Privacidad describe cómo Productivity Agents SL ("la Empresa", "ToniAgent", "nosotros") recopila, usa, almacena y comparte información personal.

Se dirige a dos destinatarios distintos: los usuarios del panel de control (el personal de la clínica que inicia sesión en ToniAgent), y los usuarios de la integración con Google Calendar. El tratamiento de los datos de los pacientes se realiza por cuenta de la clínica y se rige por el DPA, no por esta política.

0. Usuarios del Panel de Control

Esta sección describe qué tratamos sobre usted como usuario del panel, con la Empresa actuando como responsable.

Datos de cuenta

Nombre, apellidos, correo electrónico, rol, clínica asociada, y los datos de registro (dirección IP y fecha de alta, conservados como prueba de la aceptación de estos Términos). Base jurídica: la ejecución del contrato. Se conservan mientras la cuenta esté activa.

Lo que el panel guarda en su navegador

• Sesión e idioma: los tokens de inicio de sesión de AWS Cognito, su idioma y su tema (claro u oscuro). Son estrictamente necesarios para que el panel funcione y no requieren consentimiento.
• Encuestas: si le mostramos una encuesta dentro del panel, su navegador recuerda (en almacenamiento local) cuáles ha respondido o descartado, únicamente para no volver a mostrárselas.

No utilizamos cookies publicitarias, de perfilado ni de seguimiento entre sitios.

Funciones activas y uso del panel

El panel utiliza PostHog (servidores en la UE) para:

• consultar qué funcionalidades están habilitadas para su clínica y para su cuenta;
• medir cómo se usa el panel: páginas visitadas, tiempo en cada una y acciones sobre la interfaz (clics, envíos de formulario y navegación);
• reproducir la sesión de uso, con todo el texto, los atributos y los campos de formulario enmascarados: se transmite la estructura de la interfaz y la navegación, no el contenido que usted ve o escribe. La grabación se detiene en las páginas cuya dirección contiene un número de teléfono, y las direcciones de página se envían sin parámetros de búsqueda y sin ese número;
• mostrarle ocasionalmente encuestas breves dentro del panel.

Esta información se asocia a su identificador interno de usuario, el identificador de su clínica y su correo electrónico. Salvo lo indicado para las encuestas, no guarda nada en su dispositivo, y no afecta a datos de pacientes.

Se realiza sobre la base del interés legítimo de la Empresa en decidir qué funcionalidades mostrarle y en entender y mejorar el uso del panel (art. 6.1.f RGPD), tras ponderar que el contenido se enmascara antes de salir de su navegador, que no se usa para publicidad ni se cede a terceros distintos del encargado, y que se limita a su actividad como usuario del panel.

Puede oponerse en cualquier momento a la medición de uso, la reproducción de sesión y las encuestas, sin necesidad de justificarlo y sin consecuencia alguna para el servicio, escribiendo a privacy@toniagent.com. La consulta de funcionalidades activas es necesaria para el funcionamiento del panel y se mantiene.

Monitorización de rendimiento

Registramos errores y tiempos de carga del panel para detectar y corregir fallos, junto con su dirección IP, el tipo de navegador y su identificador interno de usuario. El proveedor es New Relic (servidores en la UE).

Esta monitorización no guarda nada en su dispositivo: no utiliza cookies ni almacenamiento local. Se realiza sobre la base del interés legítimo de la Empresa en mantener el servicio estable y seguro (art. 6.1.f RGPD), tras ponderar que se limita a datos técnicos, que no se usa para perfilar ni para publicidad, y que no afecta a datos de pacientes.

Puede oponerse en cualquier momento, sin necesidad de justificarlo y sin consecuencia alguna para el servicio, desde la página Privacidad del panel. Al hacerlo, el agente de monitorización deja de cargarse.

Con quién compartimos estos datos

Con los proveedores que operan el panel, en su condición de encargados: AWS (alojamiento, UE), PostHog (funciones activas y uso del panel, UE), New Relic (monitorización, UE), y AWS Cognito (autenticación, UE). Para la facturación de la clínica, con Stripe y Holded conforme a la cláusula 4.4.

Sus derechos

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a privacy@toniagent.com . También puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

1. Integración con Google Calendar

Esta sección aplica únicamente si elige conectar su cuenta de Google Calendar a ToniAgent. Si no la conecta, no accedemos a ningún dato de su cuenta de Google.

Si elige conectarla, accedemos a los siguientes datos de usuario de Google a través de la API de Google Calendar:

Permisos OAuth Solicitados:

• calendar.readonly: Acceso de solo lectura a su lista de calendarios y eventos.
• calendar.events: Acceso de lectura/escritura a eventos de calendario (usado para leer eventos y para que el agente de IA reserve y cancele citas en su nombre).
• userinfo.email: Su dirección de correo electrónico de la cuenta de Google.

Datos Específicos Recopilados:

1. Información de la Cuenta de Google:

Su dirección de correo electrónico de Google (utilizada para identificar y asociar su Google Calendar con su cuenta de ToniAgent).

2. Metadatos de Calendario:

IDs y nombres de calendarios, descripciones de calendarios, configuraciones de zona horaria, colores de calendario (fondo y primer plano), indicador de calendario principal.

3. Eventos de Calendario:

Títulos de eventos (resumen), descripciones de eventos, ubicaciones de eventos, horas de inicio y finalización (incluidos indicadores de eventos de todo el día), estado del evento (confirmado, tentativo, cancelado), direcciones de correo electrónico de organizadores, información de asistentes (direcciones de correo electrónico y estado de respuesta), reglas de recurrencia (para eventos recurrentes), enlaces a eventos en Google Calendar.

Datos Accedidos por el Agente de IA:

Cuando interactúa con el asistente de IA de ToniAgent para la gestión de calendario, el agente de IA procesa:

• Sus instrucciones de voz o texto sobre operaciones de calendario (ej., "Reserva una reunión con Juan mañana a las 3 PM").
• Sus eventos de calendario existentes para verificar disponibilidad y evitar conflictos de programación.
• Detalles de eventos que proporciona (títulos de reuniones, nombres/correos de asistentes, ubicaciones, descripciones).
• Respuestas de confirmación para operaciones de calendario.

Estos datos se procesan para ejecutar sus solicitudes de gestión de calendario y están sujetos a las mismas protecciones de seguridad y privacidad que otros datos de Google Calendar.

2. Cómo Usamos Sus Datos de Google Calendar

Utilizamos sus datos de Google Calendar para los siguientes fines:

1. Visualización de Eventos de Calendario:

Mostrar sus eventos de calendario dentro de la interfaz de la aplicación ToniAgent para que pueda ver su agenda junto con sus otras tareas y actividades.

2. Sincronización Local:

Sincronizar y almacenar sus eventos de calendario localmente en nuestra base de datos para un acceso más rápido y un mejor rendimiento. Esto le permite ver su calendario sin llamadas repetidas a la API de Google.

3. Notificaciones de Eventos (Opcional):

Si está habilitado, configuramos notificaciones webhook desde Google Calendar para recibir actualizaciones en tiempo real cuando sus eventos cambien, manteniendo sus eventos sincronizados actualizados.

4. Gestión de Calendario por el Agente de IA:

Cuando interactúa con el asistente de IA de ToniAgent, el agente puede realizar las siguientes acciones en su Google Calendar en su nombre y con su autorización explícita :

• Crear nuevos eventos de calendario (reservar citas): Cuando solicita al agente de IA que programe una reunión o cita, creará un nuevo evento en su Google Calendar conectado con los detalles especificados (título, fecha, hora, asistentes, ubicación, descripción).
• Cancelar eventos existentes: Cuando solicita al agente de IA que cancele una cita, actualizará el estado del evento a "cancelado" o eliminará el evento de su Google Calendar.
• Modificar detalles del evento: Cuando solicita cambios a un evento existente (hora, ubicación, asistentes), el agente de IA actualizará el evento en su Google Calendar.

Cómo Funcionan las Modificaciones del Agente de IA:

• El agente de IA solo realiza cambios cuando usted se lo indica explícitamente (ej., "Reserva una reunión con Juan mañana a las 3 PM" o "Cancela mi cita de las 2 PM").
• Todas las acciones del agente de IA se realizan utilizando sus tokens OAuth autenticados, lo que significa que los cambios se realizan como si usted mismo los hubiera realizado.
• Recibirá confirmación de las modificaciones del calendario a través de la interfaz de ToniAgent.
• Todos los eventos creados, modificados o cancelados se reflejan inmediatamente en su Google Calendar y en cualquier otra aplicación conectada a él.

Salvaguardas Importantes:

• Sus datos de calendario están aislados a su cuenta y no pueden ser accedidos por otros usuarios de ToniAgent.
• El agente de IA solo puede acceder a calendarios que usted ha conectado explícitamente a ToniAgent.
• No utilizamos sus datos de Google Calendar para publicidad, marketing ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Mantiene el control total y puede revocar el acceso de ToniAgent a su Google Calendar en cualquier momento.

3. Cómo Almacenamos Sus Datos de Google Calendar

Almacenamiento en Base de Datos:

Sus datos de Google Calendar se almacenan en una base de datos PostgreSQL alojada en Amazon Web Services (AWS) en la región de Irlanda (eu-west-1). Almacenamos tres tipos de datos:

• Información de la Cuenta de Google: Su correo electrónico de Google y tokens OAuth (encriptados).
• Metadatos de Calendario: Nombres de calendarios, configuraciones y estado de sincronización.
• Eventos de Calendario: Detalles de eventos, horarios, asistentes y descripciones.

Encriptación y Seguridad:

• Tokens OAuth (tokens de acceso y tokens de actualización) se encriptan en reposo utilizando encriptación Fernet con AES-256 antes de almacenarse en nuestra base de datos.
• Las claves de encriptación se almacenan de forma segura en AWS Secrets Manager y nunca se exponen en el código de la aplicación o registros.
• Datos de eventos de calendario (títulos, descripciones, asistentes) se almacenan sin encriptar por razones de rendimiento, pero el acceso está restringido solo a usuarios autenticados.
• Toda la transmisión de datos entre su navegador, nuestros servidores y los servidores de Google utiliza HTTPS/TLS 1.2 o superior.

Aislamiento de Datos:

• Sus datos de Google Calendar están asociados exclusivamente con su cuenta de usuario.
• Nuestra aplicación aplica controles de autorización estrictos para garantizar que los usuarios solo puedan acceder a sus propios datos de Google Calendar.
• Los usuarios administrativos no pueden anular estos controles para acceder a los datos de Google Calendar de otros usuarios.

Retención de Datos:

• Sus datos de Google Calendar se conservan mientras su integración de calendario esté activa.
• Cuando desconecta su cuenta de Google Calendar, eliminamos inmediata y permanentemente todos los datos asociados, incluyendo: tokens OAuth, metadatos de calendario, y todos los eventos sincronizados (tanto eventos creados por usted como eventos creados por el agente de IA en su nombre).
• Esta eliminación es automática y se propaga en cascada a través de nuestro esquema de base de datos.

Nota Importante Sobre Eventos Creados por la IA:

• Los eventos creados por el agente de IA en su Google Calendar permanecen en su Google Calendar incluso después de desconectar ToniAgent. Estos son sus eventos de calendario.
• Para eliminar eventos creados por la IA de Google Calendar, debe eliminarlos directamente en Google Calendar (ya sea antes o después de desconectar ToniAgent).
• Desconectar ToniAgent solo elimina nuestra copia local de los datos de eventos sincronizados, no los eventos en sí de Google Calendar.

4. Compartir Sus Datos de Google Calendar

Proveedor de Infraestructura:

Utilizamos Amazon Web Services (AWS) como nuestro proveedor de alojamiento y base de datos. Sus datos de Google Calendar se almacenan en servidores de AWS ubicados en la región de Irlanda (eu-west-1) dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). AWS actúa como procesador de datos bajo nuestro Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) y está sujeto a los términos compatibles con GDPR de AWS.

Datos derivados que recibe el agente de voz:

Para poder atender una llamada, el agente de voz necesita saber qué huecos están libres y, si quien llama pregunta por su propia cita, a nombre de quién está. Por ello, cuando la integración está activa:

• La disponibilidad derivada de su calendario (qué franjas están ocupadas, sin título ni contenido del evento) determina los huecos que el agente ofrece.
• El nombre asociado a una cita, extraído del título del evento mediante una regla de texto (no un modelo de IA), puede devolverse al agente cuando el paciente pregunta por su propia cita.

Estos datos derivados se procesan por ElevenLabs (plataforma del agente de voz) y por los modelos de lenguaje que esta utiliza (Anthropic Claude y Google Gemini), así como por Amazon Bedrock (Anthropic Claude, región UE) en el análisis posterior a la llamada. Ninguno de estos proveedores utiliza estos datos para entrenar sus modelos; véase la cláusula 5bis del DPA.

Lo que no se comparte:

No transferimos a esos proveedores el contenido íntegro de sus eventos: ni los títulos, ni las descripciones, ni los asistentes, ni los nombres de sus calendarios. No compartimos sus datos de Google Calendar con redes publicitarias ni plataformas de marketing, ni los utilizamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Google como Fuente de Datos:

• Cuando conecta su Google Calendar, otorga a ToniAgent permiso para acceder a sus datos de Google Calendar a través de la autorización OAuth 2.0 de Google.
• Accedemos a sus datos de Google Calendar utilizando la API oficial de Calendar de Google.
• Su relación con Google y el uso que hacen de sus datos se rige por la Política de Privacidad de Google, disponible en policies.google.com/privacy .

Cumplimiento de la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google:

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google por parte de ToniAgent se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use). En particular: solo utilizamos los datos de Google Calendar para prestar y mejorar las funciones de ToniAgent visibles para el usuario; no los transferimos a terceros salvo para prestar esas funciones (los proveedores indicados en esta política), por motivos de seguridad, para cumplir la ley o con su consentimiento; ninguna persona los lee salvo con su consentimiento, por seguridad, para cumplir la ley o de forma agregada y anonimizada; y no los utilizamos para publicidad ni para entrenar o desarrollar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático generalizados.

5. Cómo el Agente de IA Accede a Su Google Calendar

Capacidades del Agente de IA:

Cuando autoriza a ToniAgent a acceder a su Google Calendar, nuestro asistente de IA puede realizar tareas de gestión de calendario en su nombre, incluyendo:

• Leer Su Agenda: El agente de IA puede ver sus eventos de calendario para verificar su disponibilidad al programar citas o responder preguntas sobre su agenda.
• Crear Eventos: Cuando usted instruye al agente de IA (ej., "Programa una reunión con Juan el viernes a las 2 PM"), este creará un nuevo evento en su Google Calendar conectado, establecerá el título, fecha, hora, ubicación y descripción del evento según sus instrucciones, añadirá asistentes si se especifica, y enviará invitaciones de calendario a través de Google Calendar.
• Cancelar Eventos: Cuando usted instruye al agente de IA (ej., "Cancela mi reunión de las 3 PM de mañana"), este encontrará el evento correspondiente en su calendario, actualizará el estado del evento a "cancelado" o eliminará el evento, y Google Calendar notificará a los asistentes de la cancelación.
• Modificar Eventos: Cuando usted instruye al agente de IA (ej., "Mueve mi reunión a las 4 PM"), este actualizará los detalles del evento en su Google Calendar y Google Calendar notificará a los asistentes de los cambios.

Salvaguardas Importantes:

• El agente de IA solo actúa según sus instrucciones explícitas — no creará, modificará ni cancelará eventos de forma autónoma sin su dirección.
• Todas las operaciones de calendario se realizan utilizando sus credenciales OAuth autenticadas, lo que significa que los cambios aparecen como si usted mismo los hubiera realizado en Google Calendar.
• El agente de IA solo puede acceder a calendarios que usted ha conectado explícitamente a ToniAgent.
• Recibirá confirmación de cualquier cambio en el calendario a través de la interfaz de ToniAgent.
• Todas las modificaciones se sincronizan inmediatamente con su Google Calendar y son visibles en todos sus dispositivos y aplicaciones.

Control del Usuario:

• Puede desconectar Google Calendar en cualquier momento para revocar el acceso del agente de IA.
• Puede seleccionar qué calendarios específicos compartir con ToniAgent (ej., compartir calendario de trabajo pero no calendario personal).
• Puede revisar y modificar manualmente cualquier evento creado por el agente de IA directamente en Google Calendar.

6. Sus Derechos Respecto a los Datos de Google Calendar

Tiene control total sobre su integración con Google Calendar:

Revocar Acceso en Cualquier Momento:

Puede desconectar su cuenta de Google Calendar de ToniAgent en cualquier momento a través de la página de Integraciones en la configuración de su cuenta. Desconectar eliminará inmediatamente todos los tokens OAuth, metadatos de calendario y eventos sincronizados de nuestra base de datos.

Control Granular:

Puede elegir qué calendarios específicos sincronizar con ToniAgent. Puede desconectar calendarios individuales manteniendo otros calendarios conectados.

Configuración de Cuenta de Google:

También puede revocar el acceso de ToniAgent a su Google Calendar directamente a través de la configuración de su Cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions . Revocar el acceso a través de Google impedirá que ToniAgent acceda a sus datos de calendario, pero también debe desconectar la integración dentro de ToniAgent para eliminar los datos almacenados localmente.

Portabilidad de Datos:

Sus eventos de calendario permanecen en su Google Calendar en todo momento. Puede exportar sus datos de calendario directamente desde Google Calendar utilizando Google Takeout ( takeout.google.com ).

Derechos GDPR (Usuarios del EEE):

• Derecho de Acceso: Ver todas las cuentas de Google conectadas y datos de calendario sincronizados a través de su cuenta de ToniAgent.
• Derecho de Supresión: Eliminar todos los datos de Google Calendar desconectando su cuenta de Google.
• Derecho a la Portabilidad de Datos: Exportar sus datos de calendario desde Google Calendar directamente.
• Derecho de Restricción: Desconectar calendarios individuales para dejar de sincronizar datos de calendario específicos.

7. Cambios en Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras prácticas o por razones legales o regulatorias. Le notificaremos de cualquier cambio material publicando la nueva política en esta página y actualizando la fecha de "Última actualización" en la parte superior.

8. Contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o sobre cómo manejamos sus datos, por favor contáctenos en:

Productivity Agents SL Carrer Santa Eulalia 5 08195 Sant Cugat del Vallès, España Email: support@toniagent.com · Privacidad: privacy@toniagent.com